In Ihrem Unternehmen sind Sie mit grosser Wahrscheinlichkeit zur Führung einer ordentlichen Buchhaltung verpflichtet. Nur Einzelunternehmen und Personengesellschaften, deren Jahresumsatz weniger als CHF 500’000 beträgt, dürfen eine einfachste Buchhaltung à la Milchbuchrechnung führen. In der ­Regel greift die im Obligationenrecht statuierte allgemeine Buchführungspflicht. Juristische Personen, so z.B. AG und GmbH, sind stets zur Buchführung verpflichtet. Mit der Buchführungspflicht geht die Revisionspflicht einher.

Die wirtschaftliche Lage des Unternehmens muss durch die Rechnungslegung so dargestellt werden, dass sich Dritte ein ­zuverlässiges Urteil bilden können. Dazu gelten die Grund­sätze der ordnungsgemässen Buchführung. Namentlich sind Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen. Für die einzelnen Buchungsvorgänge muss der nachprüfbare Belegnachweis erbracht werden können (Grundsatz: «Keine Buchung ohne Beleg»). Ausgaben, welche Sie nicht mit einem Beleg beweisen können, dürfen Sie in der Regel nicht durch das Unternehmen bezahlen. Die Rechnungslegung muss klar, verständlich, vollständig und verlässlich sein. Sie muss ­alles Wesentliche enthalten und dabei vorsichtig sein.

Rechtlich ist dazu die Mindestgliederung von Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang festgelegt. Ferner steht im Gesetz, zu welchen Werten die einzelnen Positionen bilanziert werden dürfen. Auch zu Verbindlichkeiten und zur Wertberichtigung und damit zu stillen Reserven äussert sich das Obligationenrecht. Börsenkotierte Unternehmen müssen sich in der Regel an internationale Rechnungslegungsstandards halten (IFRS bzw. US GAAP).

Die Buchführung ist nicht nur die Grundlage für die Besteuerung und Mehrwertsteuerdeklaration. Sie ist mitunter das wichtigste Instrument einer vorausschauenden Führung. So ist eine verlässliche Liquiditätsplanung oder Lagerbewirtschaftung ohne aktuelle Buchführung undenkbar. Damit ist die Buchführung nicht etwa blosse Vergangenheitsbewältigung, sondern zeigt auf, wohin die Reise gehen muss.